Métodos de arquivamento: Método ideográfico ou temático

 Continuando os estudos sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivos e analisando os métodos de arquivamento, vimos no artigo anterior o método Numérico.

Caso não tenha visto os quatro artigos anteriores, recomendo vê-los para melhor compreensão do assunto:

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivos

Métodos de arquivamento: Método Alfabético.

Métodos de arquivamento: Método Geográfico.

Métodos de arquivamento: Método Numérico.

 

Neste artigo veremos o método de arquivamento Ideográfico ou temático.

 

Lembrando que quando terminar esta série de artigos/ vídeos colocarei dezenas de questões de concursos para que além de praticar seus conhecimentos, você possa entender como este conteúdo é pedido em concursos públicos.

Se preferir, no vídeo abaixo tem a postagem em áudio e vídeo:

4 – Método ideográfico ou temático (por assunto)

Método Básico e sistema indireto

 

Relembrando: Sistema indireto é aquele em que você precisa passar por um processo intermediário para chegar no documento, como consultar um índice ou código definido previamente.

 

O método ideográfico é um instrumento bastante utilizado no dia a dia da área administrativa. Empregado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto.

Deve-se observar que assim que as pastas forem organizadas por assunto, elas deverão ser organizadas em ordem alfabética ou numérica.

Esse método tem algumas subdivisões que podemos conferir no quadro abaixo:

 

Método ideográfico alfabético:

A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou diversos níveis hierarquizados (enciclopédico). Vamos analisar cada uma delas.

 

Método ideográfico numérico:

Neste método os assuntos são ordenados através de um código.

 

Vamos pegar parte do conteúdo programático de informática do concurso da Polícia Federal:

1 Conceito de internet e intranet.

2 Conceitos e modos de utilização de tecnologias, ferramentas, aplicativos e procedimentos associados a internet/intranet.

2.1 Ferramentas e aplicativos comerciais de navegação, de correio eletrônico, de grupos de

discussão, de busca, de pesquisa e de redes sociais.

2.2 Noções de sistema operacional (ambiente Linux e Windows).

2.3 Acesso à distância a computadores, transferência de informação e arquivos, aplicativos

de áudio, vídeo e multimídia.

2.4 Edição de textos, planilhas e apresentações (ambientes Microsoft Office e BrOffice).

3 Redes de computadores.

Você pode reparar que é hierarquizado como o método enciclopédico, mas aqui leva-se em consideração a numeração (código) e não a ordem alfabética.

 

Métodos numéricos decimal:

 

É baseado no sistema decimal de Melvil Dewey onde ele divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos gerais e assim são subdivididas sucessivamente, ficando assim:

Os assuntos são divididos em no máximo 10 divisões.

Estas 10 divisões podem ter também no máximo 10 subdivisões e assim sucessivamente.

Por ser sempre dividido por 10 ele é chamado de decimal.

As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal.

Exemplo: Códigos da administração públicas

Classe 000 – Administração geral

Classe 100

Classe 200

Classe 300

Classe 400

Classe 500

Classe 600

Classe 700

Classe 800

Classe 900 – Assuntos diversos

Vamos pegar como exemplo a classe 000:

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL

SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

O método decimal sempre divide os assuntos do geral para o particular.

No método decimal os números são separados por ponto e a parte inteira dos números são sempre formadas por três algarismos.

 

Método numérico duplex

É parecido com método decimal por ser também hierarquizado, mas no duplex não tem a limitação de 10 divisões por nível, ou seja, não tem limitação de níveis/ classes.

Outra diferença é que os algarismos são separados por traço e não por ponto como no decimal.

Ex.: Departamento financeiro, onde temos contas a pagar, contas a receber, financiamentos, material e compras de material.

 

Fica assim:

1 Financeiro

1-1 Contas a pagar;

1-2. Contas a receber;

2 Financiamentos

3 Material

3-1 compra de material

 

Na questão de concurso abaixo você entenderá melhor:

Ano: 2019 Banca: FGV Órgão: IBGE

Uma instituição de ensino e pesquisa tem seu arquivo com a seguinte classificação, em método decimal:

000 Administração Geral

100 Cursos

200 Pesquisas

210 Psicologia

Utilizando-se o método duplex, a numeração seria:

A 0-0 Administração Geral; 1-1 Cursos; 2-2 Pesquisas; 2-2-11 Psicologia;

B 0 Administração Geral; 1 Cursos; 2 Pesquisas; 2-1 Psicologia;

C 0-000 Administração Geral; 1-100 Cursos; 2-200 Pesquisas; 2-2100 Psicologia;

D A-000 Administração Geral; B-100 Cursos; C-200 Pesquisas; C-210 Psicologia;

E 000 Administração Geral; 100 Cursos; 200 Pesquisas; 210 Psicologia.

RESPOSTA DA QUESTÃO 59 LETRA B

Método numérico Unitermo ou Indexação Coordenada

É um método de arquivamento que consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente (número de registro), de acordo com a sua entrada.

 

No próximo artigo/ vídeo falarei sobre os métodos padronizados de arquivamento: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo.