Gestão documental: documento de arquivo, documento digital, processo eletrônico,... recolhimento. Parte 1

 Gestão documental: documento de arquivo, documento digital, processo eletrônico, processo híbrido, espécie, ciclo de vida dos documentos, teoria das três idades, transferência, descarte, recolhimento. Parte 1

 

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Gestão documental:

Gestão documental é o conjunto de procedimentos e técnicas que envolvem a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.

Documento de arquivo

Um documento de arquivo é um registro de informações produzido ou recebido por uma pessoa ou entidade, no exercício de suas atividades. Pode ser em suporte analógico (papel) ou digital.

Documento digital

Documento digital é um documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional (Definição dada pelo Dicionário de terminologia Arquivística);

Processo eletrônico

O processo eletrônico é um processo judicial em que todas as peças são digitais, ou seja, foram digitalizadas e estão armazenadas em arquivos eletrônicos. A arquivologia de processos eletrônicos é o conjunto de procedimentos que visa a preservação digital dos documentos.

Principais características do processo eletrônico:

→Não utiliza papel

→Permite o acesso rápido e seguro às informações

→Os documentos podem ser armazenados em computadores, tablets, celulares ou na nuvem

→Os documentos podem ter vários formatos, como PDF, Word, Excel, PowerPoint, entre outros

→Os documentos digitalizados juntados em processo eletrônico estarão disponíveis para acesso por meio da rede externa

Processo híbrido

Um processo híbrido em arquivologia é um conjunto de documentos digitais e não digitais que são reunidos de forma cronológica e conceitualmente indivisível.

Características

→São formados por documentos digitais e não digitais

→São reunidos oficialmente durante uma ação administrativa

→São uma unidade conceitualmente indivisível

Exemplos

Documentos textuais que são produzidos em parte no papel e em parte no sistema eletrônico

Projetos arquitetônicos que apresentam a descrição em papel e as plantas em disco óptico

Gestão híbrida de arquivos

Uma boa gestão híbrida dos arquivos físicos e digitais é importante para garantir processos ágeis e eficientes

Uma má gestão pode acarretar gastos desnecessários e perda de produtividade

É importante contar com um serviço especializado para auxiliar nesse processo

Digitalização de documentos

Os processos digitalizados deverão ser mantidos com a área detentora que os custodiará até sua finalização e encerramento do processo

Espécie

Espécie é a aparência do documento a partir da disposição e da natureza das informações.

Exs.: Ata, certidão, carta, decreto, ofício, planta, relatório e contrato

Ciclo de vida dos documentos

O ciclo de vida de documentos é o processo que um documento passa desde a sua criação até ao seu descarte. É um componente importante da gestão de documentos de uma empresa.

As fases do ciclo de vida vão desde sua criação, armazenamento, uso, e descarte.

Importância do ciclo de vida:

→Facilita o acesso às informações

→Previne perdas e o armazenamento incorreto dos documentos

→Garante a segurança e organização em cada etapa

→Produz maior eficiência nas operações de negócios

O ciclo de vida de um documento é formado por três fases ou idades que são:

A fase corrente ou 1ª idade

A fase intermediária ou 2ª idade

A fase permanente ou 3ª idade

Teoria das três idades