Arquivamento e ordenação de documentos de arquivos

 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivos

 

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da entidade.

Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo

Quando você observa como são as atividades da empresa e como os documentos são solicitados pelos colaboradores, você consegue definir o melhor método de arquivamento.

Esta definição deve levar em consideração que o método deve ser o mais simples possível, se necessário consiga ser alterado e que se a empresa crescer o sistema deve suportar o crescimento de documentos que serão gerados a mais.

A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Esses métodos também são chamados de flexíveis e dividem-se em duas classes de métodos de arquivamento que são os métodos básicos e os métodos padronizados.

 

MÉTODOS BÁSICOS

 

1) Método Alfabético (por nome)

2) Método Geográfico (por lugar ou procedência)

3) Método Numérico (por números simples, cronológico ou dígito-terminal)

4) Método Ideográfico ou temático (de assunto)

Pode ser:

Alfabético: Dicionário e enciclopédico;

Numérico: decimal e duplex

 

MÉTODOS PADRONIZADOS:

1) Método Variadex: Método usando cores.

2) Método Automático: Combina letras, números e cores.

3) Método Soundex: Códigos e som das palavras

4) Mnemônico: Combinação de letras

5) Método Rôneo: Combina letras, números e cores

 

Existem 3 (três) sistemas (métodos) de arquivamento que são os sistemas direto, sistema indireto e o semidireto.

 

Sistema direto 

Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos, ou seja, não precisa passar por algum processo intermediário antes de chegar nele.

 

Sistema indireto 

Sistema indireto é aquele em que você precisa passar por um processo intermediário para chegar no documento, como consultar um índice ou código definido previamente.

 

Sistema semidireto

Utiliza a combinação de letras e números (alfanumérico) ou tabelas

 

No próximo artigo aprofundarei cada um destes métodos, começando pelo método básico Alfabético